こんにちわ！管理人の良太（@okane_navi）です。
どれだけの経費がかかったのかを証明するためには、領収書の保管が必要になります。
しかし、1年分の領収書となると、けっこうな量になってしまい、なくしてしまうということもあると思います。
では、「領収書をなくしてしまったら、もう経費に入れられないのか？」ということについてお伝えします。
そもそも領収書は必ず必要？
領収書をなくしてしまっても、経費を計上することはできます。
事業の経費を計上するのに、必ず領収書が必要なわけではありません。
領収書というのは、経費の支払いを証明する証票類の1つです。
ですが、経費を計上する際は、経費の支払いを証明できるものであれば、領収書でなくても構いません。
会社の経理の場合は、内部規定などにより、宛名の書かれた正規の領収書が必要なところもありますが、あくまでも会社内部までの話です。
領収書をなくした場合の対応
領収書の再発行の対応はお店によってマチマチ
領収書の再発行ができるかどうかは、ケースによります。
原則では、領収書をなくした場合、再発行はできません。
しかし、お金を使ったお店または取引先に相談してみると、相手の対応次第では再発行はしてもらえることもあります。
その際はお互いに、再発行の日付や経緯などを記録しておく必要があり、再発行された領収書にも「再発行」と記しておきましょう。
お店側に再発行の義務はない
領収書は基本的に、売買の時点で発行されるものです。
再発行となると経費の水増しや二重計上など不正に使用される可能性も出てくるので、頼まれた側も法律上は再発行の義務はありません。
もし不正が発覚した場合、再発行した側も私文書偽造罪に問われることもあります。
領収書の再発行においては、なくしてしまった場合と元の領収書がある場合で対応が大きく変わると思いますが、なくしてしまった場合は再発行が難しいのが一般的です。
なくした領収書以外に「経費」を証明する方法
レシート
レシートでも、経費の支払いを証明するものとして十分に使えます。
レシートにも、支払い内容と金額、日付などが明記されているので、経費の支払いを証明する証票類の1つになります。
大きな金額でない場合は、必ずレシートをもらって、なくさないよう保管しておきましょう。
通帳記帳で対応
事業で支払ったお金が銀行取引である場合は、銀行の通帳記帳でも経費を証明することができます。
出金伝票で対応
出金伝票とは、冠婚葬祭でのご祝儀や香典、自動販売機で缶コーヒーを購入するなど、領収書が出ない場合に出金の記録を残す証明書です。
領収書をなくしてしまった場合でも、出金伝票を記入して、経費に計上することは可能です。
この方法を多用しすぎると税務署に怪しまれることもあるので、できるだけ控えましょう。
領収証をなくした場合は「支払った事実」があればOK？
実際に仕事上でお金を支払った事実があるならOK
領収書など、支払いの証票類がなくても、実際に仕事上でお金を支払った事実があるのなら、それは経費として認められるので、計上しても構いません。
その際は、○月○日にどのような内容で支払いがあったのかを明示しておきましょう。
しかし、これは領収書がない場合の便宜的な手段ですので、領収書を残しておくのが基本です。
経費計上以外の節税
その他、領収書で経費に計上する以外にも節税の方法は多くありますが、こちらの記事では節税方法の一つである減価償却について解説しています。
節税方法を調べると、利用していない制度や方法がまだまだ出てくるものです。
節税につなげられる方法は使えるだけ使うようにすると良いです。
まとめ
経費を計上する際には、必ずしも領収書が必要ではないことがお分かりいただけたと思いますが、もちろんあるに越したことはありませんし、基本的には領収書を残しておきましょう。
みなさんの感覚としても、経費の支払いを証明するものとして、まずピンとくるのが領収書ですし、やりとりがスムーズだと思います。
もらった領収書はポケットなどではなく、まずは財布に入れておき、その後に大きめのファイルや封筒に保管しておきましょう。
確定申告の時に後悔することのないよう。
